Comment collaborerez-vous demain?

Comment communique-t-on en ce début de XXIe siècle? E-mails, messagerie instantanée, dossiers et projets en ligne partagés: les modes de collaboration évoluent pour s'adapter à un monde en mouvement où la communication dans l'entreprise s'accélère. Le cabinet Markess International, spécialisé dans l'analyse de la transformation et modernisation des organisations avec les technologies de l'information et de la communication (TIC), a interrogé 200 responsables d'organisations* pour étudier l'évolution des modes de communication et de collaboration.

A l'heure où les salariés d'une même société travaillent sur des sites distants ou en situation de mobilité, le besoin de communiquer en temps réel, de collaborer à plusieurs sur un même document ou de partager des informations avec des tiers a transformé les habitudes au sein des entreprises. Ainsi, à la question de savoir quelles solutions de collaboration sont favorisées dans leur structure, 90% des responsables interrogés pointent la messagerie électronique, devant l'agenda partagé (81%) et le partage de fichiers, d'images et de vidéos (80%). La communication vocale n'arrive qu'en 8e position (60%) derrière les conférences web/à distance (62%). Au sein de l'entreprise, les services des ressources humaines, le marketing, la vente et la relation client s'affirment comme les plus demandeurs de solutions collaboratives.

Les nouvelles technologies plébiscitées

Cette tendance de fond favorisant des modes de collaboration liés aux nouvelles technologies devrait s'affirmer dans les années à venir. Soucieuses de répondre à des problématiques actuelles d'instantanéité des contacts, de participation et de partage, de relation sociale à distance et de dispersion géographique, les entreprises souhaitent s'équiper d'espaces collaboratifs permettant la création et la modification de contenus à plusieurs (31%) mais aussi de gestion de projets (30%). Suivent les solutions de partage de contenus et de gestion documentaire, les réseaux sociaux d'entreprise, les solutions de gestion de contacts et de présence devant les blogs et wikis, la messagerie instantanée et la conférence web.

Mais faire évoluer les outils de travail des collaborateurs de l'entreprise peut soulever quelques réticences et imposer la mise en place d'une politique d'accompagnement au changement forte pour faire accepter ces nouvelles habitudes : "Les évolutions en cours impliquent des changements profonds dans les habitudes de travail et les modes opératoires des organisations. Ils nécessitent un accompagnement amont et une formation adaptée, sans oublier une sensibilisation claire et précise sur les objectifs recherchés et les apports associés", analyse Emmanuelle Olivié-Paul, directrice associée de Markess International. Au palmarès des enjeux associés à la mise en place de nouvelles solutions de collaboration, les responsables interrogés pointent ainsi en premier lieu le changement des habitudes de travail (52%). L'accompagnement au changement (41%), la simplicité des outils adoptés (40%) et la confidentialité des données partagées (40%) font également partie des préoccupations des entreprises lors de la mise en place d'une solution collaborative.

Des outils au service de la productivité

Dans le cadre de l'étude, certaines entreprises ont chiffré le gain apporté par la mise en place de ces nouveaux modes de collaboration. Ainsi, une administration de moins de 2000 salariés a noté que la création d'une plate-forme de partage de l'information sous forme numérique a permis d'économiser l'équivalent d'un à deux équivalents temps plein sur cinq ans. Une entreprise du secteur de l'hôtellerie employant moins de 500 employés a relevé que la réduction de la circulation de documents au format papier (passage de 500 000 à 5 000 documents papiers) a réduit les coûts de 50 000 euros. Les bénéfices apportés par une meilleure collaboration au sein de l'entreprise sont ainsi multiples: économie (réduction des coûts, diminution du nombre de documents papiers), capitalisation des savoirs (échanges favorisés), accélération de l'accès à l'information, performance (gain de temps, amélioration de la productivité)...

Accélération et multiplication des partages d'information, réactivité, instantanéité de l'accès à l'information: si cette facilitation de la collaboration est un bénéfice important pour l'entreprise, elle peut aussi venir "parasiter" le travail au quotidien des salariés. Une enquête publiée par le magazine L'Expansion estime ainsi qu'un cadre est interrompu en moyenne toutes les sept minutes. En comparaison, une étude menée par le professeur Sune Carlson dans les années cinquante en Suède mettait en exergue une interruption toutes les vingt minutes... Et si le véritable enjeu de demain était là? Le changement des habitudes de travail devra ainsi certainement passer par l'aménagement de temps de réflexion "hors collaboration" pour permettre aux salariés de se consacrer pleinement à leurs fonctions...

* Cet échantillon est non représentatif de l'organisation des sociétés françaises. En effet, près de 50% des entreprises interrogées emploient plus de 2000 collaborateurs. En se rapprochant de sociétés en pointe sur ces questions, Markess International a cherché à dégager une tendance de fond sur ces questions pour les années à venir.